Đặc điểm giao tiếp qua điện thoại

Điện thoại là một phương tiện giao tiếp không thể thiếu, nhanh chóng và tiện lợi không gì thay thế được. Giọng nói có vai trò đặc biệt quan trọng trong giao tiếp qua điện thoại.Nhưng đừng lầm tưởng chỉ giọng nói mới được chuyển qua điện thoại! Nụ cười cũng được chuyển qua diện thoại. Vì vậy bạn hãy nhớ luôn mỉm cười khi nói chuyện điện thoại với bát cứ ai. Bằng cách nào đó, chắc chắn người nghe bên đầu dây bên kai cũng sẽ cảm nhận được nụ cười của bạn!

KỸ NĂNG TIẾP NHẬN CUỘC GỌI ĐẾN

- Nhấc máy sau hồi chuông thứ ba. Như vậy chúng ta sẽ có đủ thời gian để chỉnh trang lại tư thế, tinh thần để sẵn sàng nói chuyện điện thoại. Trong thời gian chuông reo đến lần thứ ba: ngồi lại ngay ngắn, thẳng thắn, tập trung tư tưởng, dừng các công việc đang làm, dù đó là việc công hay việc tư. Trong khi nói điện thoại không nên hút thuốc, nhai kẹo uống nước, không nói chuyện với người bên cạnh.  Nên dùng một số từ ngữ thể hiện là mình đang lắng nghe họ nói. Không nên im lặng hoàn toàn.

- Mỉm cười khi nói. Nên nhớ rằng nụ cười cũng được chuyển qua điện thoại tới người nghe đấy! Câu đầu tiên khi nhận cuộc điện thoại gọi đến là chào hỏi và tự xưng danh cá nhân, cơ quan (để người gọi đến) không mất thời gian khẳng định là đúng nơi cần gọi.

- Nên nói ngắn gọn, rõ ràng, nhẹ nhàng. Nói một cách tích cực thể hiện sự sẵn sàng giúp đỡ người gọi. Khi người gọi muốn nhắn lại cho ai đó thì cần ghi chép đầy đủ thông tin: nội dung nhắn, người nhắn, thời gian nhắn.

- Khi muốn người gọi chờ đợi thì cần có lời dễ nghị với người gọi. Nếu cảm thấy phải đợi lâu thì xin số máy của người gọi để gọi lại khi có thể trả lời họ.

KỸ NĂNG GỌI ĐIỆN THOẠI ĐI

- Để cuộc giao tiếp có hiệu quả, ta nên chọn thời điểm gọi cho thích hợp. Đó là thời điểm mà người nghe không bận bịu, tâm trạng dễ chịu. Muốn vậy ta phải nắm được lịch trình hoạt động thường ngày của người nghe. Cần chuẩn bị trước thông tin, nội dung cần trao đổi với người gọi.

- Không nên gọi vào những thời điểm sau:

Giờ ăn cơm, giờ nghỉ trưa.

Trước giờ đi làm, ngay sau giờ đi làm về.

Giờ có phim hay, có đá bóng hay.

Sau ngày có công việc căng thẳng của người nghe.

- Câu đầu tiên là chào hỏi, tự xưng danh và xin lỗi nếu không hẹn trước.

- Nên đi ngay vào vấn đề cần nói. Nói ngắn gọn, rõ ràng, nhẹ nhàng.

- Khi kết thúc câu chuyện nên để cho khách hàng gác máy trước.

Trên đây là hai kỹ năng giao tiếp đơn giản điện thoại. Bạn hãy ghi nhớ và áp dụng ngay nhé!