Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại: khi bạn là người nhận cuộc gọi

Thứ Năm, 19/11/2015, 21:37 GMT+7

Khi là người tiếp nhận cuộc gọi, bạn cần giữ thái độ niềm nở và tích cực khi trả lời cuộc gọi. Bạn nên nghe máy ở hồi chuông thứ 2 hoặc thứ 3, để tránh gây bất ngờ, giật mình cho người gọi nếu như bạn nhận cuộc gọi quá nhanh nhưng cũng không nên. Ngoài ra, là người nghe bạn cũng cần 7  kỹ năng khác ở bên dưới. Cùng tham khảo để hoàn thiện văn hóa nghe điện thoại cùng kỹ năng sống của tư vấn Tâm Việt bạn nhé!

1. Nhận cuộc gọi với tâm trạng và thái độ niềm nở tích cực

Bạn đừng nghĩ khi giao tiếp qua điện thoại đối phương không nhìn thấy vẻ  mặt của bạn thì mình muốn cau có, khó chịu thế nào cũng được. Lời nói sẽ tố cáo tất cả cử chỉ, động thái của bạn đó. Vì vậy, khi nhận điện thoại bạn hãy nghe với thái độ niềm nở, tích cực, luôn nở nụ cười vì họ sẽ cảm nhận được thái độ của bạn đó. Và đương nhiên họ cũng sẽ cảm thấy dễ chịu khi nói chuyện với bạn. Điều này rất cần đối với những bạn có công việc lien quan đến điện thoại nhiều như chăm sóc khách hàng, lễ tân…

Lời khuyên là: Đừng để tâm trạng của bạn lấn áp, dù có sảy ra chuyện gì đối với bạn. Nếu không thể kìm chế cảm xúc thì hãy xin nghỉ làm ngày đó, không trả lời điện thoại cho đến khi bạn thật sự bình tĩnh lại.

2. Giọng nói từ tốn, ‘’âm lượng’’ vừa đủ

Khi người gọi tới có nhu cầu được tư vấn hoặc bàn về vấn đề gì đó bạn hãy trả lời họ bằng giọng nói từ tốn, vừa phải, đừng nói lớn quá sẽ khiến họ khó chịu bởi đa số họ không thích sự ồn ào, nhưng cũng đừng quá nhỏ, bởi như vậy họ sẽ không nghe rõ bạn nói gì khiến họ phải hỏi lại sẽ làm mất thời gian của cả bạn và đối phương.

3.   Đừng để người gọi phải nói chuyện một mình vì sự mất tập trung của bạn

Người gọi đến thường đã chuẩn bị rất kỹ cho nội dung cuộc trò chuyện, họ chủ động đi vào vấn đề, đặt ra nhiều câu hỏi cho bạn… Tu họ sẽ nói nhiều, nhưng bạn đừng chỉ biết im lặng lắng nghe mà không có động tĩnh gì báo hiệu rằng ‘’tôi đang lắng nghe rất chăm chú’’, hãy đáp lại họ bằng những câu như: “Vâng, tôi hiểu, tôi đang nghe bạn (anh, chị) nói…”. Những câu trả lời dù ngắn nhưng điều đó thể hiện cho người nói biết rằng bạn vẫn đang lắng nghe họ và hiểu họ muốn nói gì.

4.Tối kị là tránh ăn uống khi nói chuyện điện thoại

Khi nói chuyện điện thoại bạn không nên ăn uống bất kỳ thứ gì, bởi điều đó có thể khiến cho giọng nói của bạn bị thay đổi hoặc tệ hơn có thể khiến cho cuộc nói chuyện bị gián đoạn.

Khi người gọi phát hiện ra, điều đó sẽ khiến đối phương có ấn tượng xấu vì họ nghĩ rằng bạn không tôn trọng họ và không xem trọng cuộc trò chuyện đó. Lúc đó thật khó để thay đổi cách nhìn nhận của họ về bạn,nhất là khách hàng.

5. Luôn chuẩn bị sổ ghi chép và bút sẵn trước mặt

Khi có điện thoại bạn hãy luôn chuẩn bị cho mình cuốn sổ và cây bút để ghi lại những lời nói của khách hàng, đối tác để chắc chắn rằng bạn không để sót chi tiết của cuộc trò chuyện.

Cách làm này cũng giúp cho bạn chủ động khi trả lời những câu hỏi, thắc mắc của người gọi đến. Những câu trả lời một cách chắc chắn và bám sát vào vấn đề khiến người gọi sẽ đánh giá cao khả năng ghi nhớ của bạn và sự chuyên nghiệp của công ty.

6. Hãy nhắc lại cuộc trò chuyện

Là người nghe nên bạn cần nhắc lại nội dung cuộc trò chuyện để chắc rằng bạn đã nắm được nội dung của cuộc trò chuyện đó, đó cũng là cách bạn lấy được lòng tin của người gọi đến bởi việc nhắc lại nội dung cuộc trò chuyện thể hiện bạn rất quan tâm tới vấn đề của họ và họ biết rằng bạn đang hiểu đúng vấn đề của họ.

7. Tuyệt đối không được gác máy bất ngờ

Nếu bạn không muốn tiếp tục cuộc trò chuyện hãy tìm cách từ chối khéo léo, không nên bất ngờ gác máy. Hành động này sẽ khiến cho đối phương cảm thấy khó chịu và nếu bạn làm việc cho công ty, tổ chức nào đó có thể sẽ bị họ phản ánh lên cấp trên của bạn bởi thái độ không lịch sự, không tôn trọng người khác của bạn.

Còn đối với bạn bè có thể họ sẽ nhanh chóng cho qua nhưng một lúc nào đó khi ai đó nói về những tật xấu của bạn thì chắc chắn nó sẽ nằm trên mặt bàn và bị phơi bày,mổ sẻ.

Tags: Kỹ năng trả lời điện thoại
TongDaiCRM.com / Kỹ năng trả lời điện thoại
Tags: Kỹ năng trả lời điện thoại
TongDaiCRM.com / Kỹ năng trả lời điện thoại